Dijital Arşiv Yönetimi Hizmetleri
Dijital Arşiv Yönetimi Hizmetleri
Dijital arşiv; kurumlara ait fiziksel belgelerin taranması, OCR ile aranabilir hale getirilmesi, indekslenmesi, güvenli saklanması ve yetkili kullanıcılar tarafından erişilebilir şekilde yönetilmesidir. REISSWOLF, dijital arşiv yönetimi hizmetlerini belge tarama, sınıflandırma, KVKK uyumlu erişim ve denetlenebilir süreç yönetimiyle birlikte planlar.
Dijital arşiv nedir?
Dijital arşiv, kağıt evrakların yalnızca taranıp PDF olarak saklanması değildir. Kurumsal belgelerin belge türü, tarih, departman, saklama süresi ve erişim yetkisi gibi alanlarla sınıflandırılarak güvenli, aranabilir ve denetlenebilir bir bilgi yapısına alınmasıdır.
Tarama ve dijitalleştirme
Fiziksel evraklar yüksek hacimli tarama süreçleriyle dijital ortama aktarılır; görüntü kalitesi, dosya bütünlüğü ve belge okunabilirliği kontrol edilir.
OCR, yapay zeka ve indeksleme
Belgeler OCR ve yapay zeka destekli tanıma süreçleriyle okunabilir hale getirilir. Dosyalar kurumunuzun ihtiyaç duyduğu alanlara göre etiketlenir ve kolay erişim için sınıflandırılır.
Yüksek adetli evrak işleme
Çok sayıda klasör, dosya veya belgeye sahip kurumlar için gelişmiş tarama ekipmanları ve yapay zeka destekli veri işleme süreçleriyle hızlı dijitalleştirme ve toplu indeksleme yapılabilir.
Güvenli erişim ve saklama
Yetkili kullanıcılar belgeye ihtiyaç duydukları anda erişebilir. Erişim, saklama ve denetim süreçleri bilgi güvenliği yaklaşımıyla yönetilir.
Belge Tarama, OCR ve İndeksleme Süreci
Belge tarama, dijital arşiv yönetiminin hazırlık adımıdır. Fiziksel evraklar yüksek hacimli tarama süreçleriyle dijital dosyalara dönüştürülür; ardından OCR, indeksleme ve sınıflandırma adımlarıyla aranabilir hale getirilir.
Bu yapı sayesinde belgeler yalnızca saklanmaz; yetkili kullanıcıların ihtiyaç duyduğu anda erişebileceği, kontrol edilebilir ve denetlenebilir bir dijital arşiv düzenine alınır.
Süreç, hassas verilerin korunmasını, dosya bütünlüğünün bozulmamasını ve KVKK uyumlu erişim kurgusunun baştan planlanmasını hedefler. Taranan belgeler ihtiyaç halinde doküman yönetimi ve iş akışı çözümlerine bağlanabilir.
Geleneksel yöntemlerle kıyaslandığında işlemlerinizi çok daha hızlı tamamlamanızı sağlar.
Belgelerinizi kolayca sınıflandırabilir, aynı şekilde erişim sağlayabilirsiniz.
Fiziksel depolama ihtiyaçlarını azaltarak bütçenizi verimli kullanmanıza olanak tanır.
Belge saklama süreçlerinizi yasal düzenlemelere uygun hale getirir.
Sürdürülebilirlik, Sunduğumuz Hizmetlerin Çok Ötesine Geçiyor
REISSWOLF olarak, sürdürülebilirliği sadece cihazların güvenli bir şekilde yeniden kullanımını sağlayan veri silme gibi çevre dostu hizmetlerimizle sınırlamıyoruz. Aynı zamanda, şirket olarak günlük operasyonlarımızda iklimi koruma sorumluluğunu üstleniyoruz. Çeşitli önlemlerle, lokasyonlarımızda kaynakları en verimli şekilde kullanan süreçler geliştirmeye özen gösteriyoruz.
Neden Biz?
Dijital Arşiv Yönetimi Hizmetleri alanındaki uzmanlığımızla, iş süreçlerinizi modernize etmeye hazırız. Müşterilerimizin ihtiyacına özel çözümler sunuyoruz. Hemen bizimle iletişime geçerek dijitalleşme sürecinizi başlatabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Dijital arşiv yönetimi, fiziksel veya dijital belgelerin tarama, OCR, indeksleme, güvenli saklama, yetkilendirme ve denetlenebilir erişim süreçleriyle yönetilmesidir. İnsan kaynakları, finans, hukuk, sağlık, perakende ve operasyon belgeleri gibi yüksek hacimli kurumsal dokümanlarda kullanılır.
Departman belgeleri dijital arşive alındığında personel dosyası, sözleşme, fatura, makbuz ve müşteri kaydı gibi dokümanlara daha hızlı erişilebilir. Erişim yetkileri ve kayıtlar daha kontrollü yönetilir.
Fiziksel depolama ihtiyacını azaltır, kağıt kullanımını minimuma indirir ve çalışanların belge arama yerine üretken işlere odaklanmasını sağlar.
Dijital arşivleme hızlı erişim, güvenlik, maliyet tasarrufu ve çevre dostu olmasıyla öne çıkar. Belgeler fiziksel hasar riskinden korunur.
Fiziksel belgeler önce taranır, ardından OCR ve indeksleme adımlarıyla aranabilir dijital dosyalara dönüştürülür. Bu adım, dijital arşiv yönetiminin bir parçasıdır; amaç belgeleri güvenli erişim, sınıflandırma ve denetim süreçlerine hazır hale getirmektir.
Dijital arşiv yönetimi belgelerin tarama, indeksleme, saklama ve erişim düzenini kurar. Doxagon Doküman Yönetim Sistemi ise dijital belgelerin yetkilendirme, versiyonlama, sınıflandırma ve süreç yönetimi tarafını güçlendiren ayrı bir yazılım çözümüdür.
İnsan kaynakları dosyaları, finansal belgeler, sözleşmeler, müşteri kayıtları ve diğer tüm yazılı dokümanlar dijitalleştirilebilir.
ISO 27001 yaklaşımı, dijital arşivde yetki, erişim, kayıt ve güvenlik kontrollerinin kurumsal standartlara göre yönetilmesini destekler. Hassas verilerin kimler tarafından, hangi kapsamda erişilebileceği daha net izlenebilir.
Hedefinize Uygun Çözümler
Her kurumun arşiv hacmi, erişim ihtiyacı ve güvenlik beklentisi farklıdır. REISSWOLF, dijital arşiv yönetimini fiziksel arşiv, doküman yönetimi ve iş akışı ihtiyaçlarından ayırarak doğru çözümü konumlandırır.
Güvenli Veri Silme ve BT Yenileme
GDPR uyumlu Güvenli Veri Silme ve BT Yenileme hizmetimizle cihazlarınızı güvenle temizleyin. Aynı zamanda sürdürülebilir şekilde yeniden kullanın
Belge Tarama
Belge tarama, OCR ve indeksleme adımlarıyla fiziksel evraklarınızı dijital arşiv yönetimine hazır hale getirin.
Evrak İmha
Evrak imha hizmetleri, gizliliğinizi korumak aynı zamanda gereksiz belgelerden kurtulmak için güvenilir çözümler sunar.
Kocaeli ve Ankara Akyurt tesislerimizle hizmet veriyoruz.
REISSWOLF, kurumsal arşivleme, dijitalleştirme ve güvenli imha süreçlerini Kocaeli ve Ankara Akyurt tesislerindeki güvenli operasyon altyapısıyla yürütür.