Dijital Doküman Yönetim Sistemi: Belgelerinizi Güvende ve Erişilebilir Tutmanın En Etkili Yolu
Doxagon, kurumların dijital veya dijitalleştirilmiş belgelerini tek merkezde sınıflandırmasına, yetkilendirmesine, aramasına ve süreçlere bağlamasına yardımcı olan dijital doküman yönetim sistemidir. REISSWOLF, Doxagon’u belge tarama hizmetinden ayrı bir yazılım katmanı olarak konumlandırır; taranmış veya mevcut dijital belgeler Doxagon üzerinde kontrollü erişim, versiyon takibi ve işlem geçmişiyle yönetilir.
Dijitalleşme Süreci
Belgelerin Düzenlenmesi
Belgelerin Taranması
Kalite Kontrol İşlemleri
Belge Optimizasyonu (OCR)
Doküman Sunucusuna Aktarım
Neden Dijital Doküman Yönetim Sistemi?
Doxagon, dijitalleştirilmiş veya doğrudan dijital üretilmiş belgelerin kurum içinde kontrollü şekilde yönetilmesini sağlar. Belgeler yetki, kategori, versiyon ve işlem geçmişiyle takip edildiği için bilgiye erişim hızlanır; belge güvenliği ve operasyonel süreklilik güçlenir.
Dijitalleştirme Süreciyle Zaman ve Maliyet Tasarrufu
Dijital doküman yönetim sistemi hizmetimiz, işletmelerin belge yönetiminde etkin çözümler sunar. Aynı zamanda hem zaman hem de maliyetten tasarruf etmesini sağlar. Fiziksel arşivlerin dijital ortamda birebir eşleştirilmesi, belge kaybı riskini ortadan kaldırır. Aynı zamanda işletmenizin yasal mevzuatlara uyumunu garantiler.
Dijital Doküman Yönetim Sistemi Doxagon
REISSWOLF’un sunduğu dijital doküman yönetim sistemi Doxagon, belgelerinizi güvenli bir dijital yönetim katmanında toplar. Belge tarama, OCR ve indeksleme operasyonları ayrı hizmet başlıklarıdır; Doxagon ise bu belgelerin yetkilendirme, arama, sınıflandırma, versiyonlama ve süreç takibiyle yönetilmesini sağlar.
Doxagon’un Öne Çıkan Özellikleri
OCR ve metin arama özellikleri sayesinde taranmış veya görsel formatta yüklenmiş dokümanların içindeki metinler aranabilir hale gelir. Böylece kullanıcılar yalnızca dosya adına değil, belge içeriğine göre de hızlı erişim sağlayabilir.
Akıllı klasörleme özelliği sayesinde dokümanlarınızı otomatik olarak kategorize eder. İçeriğe dayalı analiz aynı zamanda etiketleme teknolojileri kullanarak dokümanları ilgili kategorilere yerleştirir.
Doxagon kurulumu bulut tabanlı ya da şirket içi kurulum olarak, kurumların tercih aynı zamanda ihtiyaçlarına göre iki farklı şekilde gerçekleştirilebilir.
Sistem üzerinde gerçekleşen tüm işlemleri, detaylı bir şekilde takip edebilirsiniz.
Kurumunuzun ihtiyacına uygun olarak, dosya yapısını aynı zamanda üst veri tanımlarını saniyeler içerisinde oluşturabilirsiniz.
Felaket Kurtarma Süreçleri Ankara’dan yönetilmektedir. Planlama aynı zamanda test etmeyi içerir. İşlemleri geri yüklemek için ayrı bir saklama alanı bulundurabilir.
Dosya ve klasörleri dilerseniz sistem dışındaki kullanıcılarla güvenle paylaşabilir. Aynı zamanda sadece yetki verdiğiniz işlemleri yapmalarını sağlayabilirsiniz.
Doxagon’un Geliştirilen Özellikleri
Masaüstündeki klasörü içindeki dokümanlar ile birlikte Doxagon’a kolayca yükleyebilir. Yüksek içerikli dosyaların dijital ortama aktarılması sırasında büyük zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz.
Efektif doküman paylaşımı, etkin doküman yönetiminde daha verimli bir süreç sunarak, iş akışlarınızı hızlandırır. Birden fazla doküman ve klasör seçip, yetki ve süre tanımlayabilirsiniz. Aynı zamanda güvenli bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır.
Doxagon kurulumu bulut tabanlı ya da şirket içi kurulum olarak, kurumların tercih ve ihtiyaçlarına göre iki farklı şekilde gerçekleştirilebilir.
Dokümanlara atanmış hatırlatıcılar ile dokümanların belirtilen tarihlerde sözleşme bitiş tarihi aynı zamanda imha tarihi gibi konular kapsamında tekrar ele alınmasına olanak tanır.
Dokümanlarınızda ihtiyaçlarınız dahilinde oluşturacağınız konseptler ile sınıflandırma, filtreleme aynı zamanda arama yapmanıza olanak sağlar.
Doküman içerisinde geçen “Sözleşme”, “11.05.2023” gibi farklı ifadeleri tek seferde araya bilirsiniz. Bu ifadelerin farklı yerlerde geçtiği dokümanları kolaylıklar bulabileceksiniz.
Dijital Dönüşümünüzü Şimdi Başlatın
Belgelerinizi dijital ortama taşımak aynı zamanda iş süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için REISSWOLF’un uzman ekibiyle tanışın. İşletmenizin dijital dönüşümüne katkı sağlayacak çözümlerimizle, bilgiye hızlı, güvenli aynı zamanda kolay erişim sağlamak artık mümkün.
Sıkça Sorulan Sorular
Dijital doküman yönetim sistemi, belgelerinizin düzenli bir şekilde saklanmasını, kolayca erişilebilir olmasını ve güvenliğini sağlar. Aynı zamanda fiziksel belgelerin korunmasına yardımcı olur.
Dijitalleştirilmiş belgeler Doxagon üzerinde güvenli şekilde saklanır ve yetkili kullanıcılar tarafından erişilebilir hale gelir. Yasal saklama zorunluluğu bulunan fiziksel belgeler için süreç, fiziksel arşiv yönetimiyle birlikte planlanabilir.
Doxagon’un OCR desteği, taranmış belgeler ve görseller üzerindeki metinleri aranabilir hale getirir. Bu sayede ekipler belge içeriğine göre arama yapabilir, ilgili dokümana daha kısa sürede ulaşabilir.
Sistemdeki belgeler ve klasörler, yetkilendirilmiş kişilerle güvenli bir şekilde paylaşılabilir. Aynı zamanda, paylaşılan belgeler için erişim süreleri ve izinleri belirleyebilirsiniz.
Evet. Doxagon, belge saklama ve imha takvimlerinin izlenmesini destekler. Fiziksel veya sertifikalı imha operasyonu gerektiğinde süreç REISSWOLF güvenli imha hizmetleriyle birlikte planlanabilir.
Doxagon hem bulut tabanlı hem de şirket içi kuruluma uygun bir yapıya sahiptir. İşletmenizin mevcut altyapısına göre uyarlanabilir. Aynı zamanda ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir.
Doxagon; yetkilendirme, erişim kontrolü, işlem geçmişi, düzenli yedekleme ve izlenebilirlik prensipleriyle çalışır. Böylece dijital belgeler yalnızca saklanmaz; kimin, ne zaman, hangi belge üzerinde işlem yaptığı da takip edilebilir hale gelir.
Doxagon’a belgeler masaüstünden sürükle-bırak yöntemiyle veya toplu yükleme araçlarıyla eklenebilir. Yüklenen dokümanlar belirlenen kurallara göre sınıflandırılabilir, indekslenebilir ve ilgili iş süreçleriyle ilişkilendirilebilir.
Dijital doküman yönetimi, fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltmaya ve ofis alanlarının daha verimli kullanılmasına yardımcı olur. Kağıt, baskı ve belge arama maliyetleri düşerken ekiplerin bilgiye erişim süresi kısalır.
Evet, REISSWOLF uzmanları tarafından işletmelere özel kullanım eğitimleri aynı zamanda teknik destek sağlanır. Böylece, ekipleriniz programı hızlı aynı zamanda etkin bir şekilde kullanabilir.
Hedefinize Uygun Çözümler
Her işletmenin belge yönetim ihtiyaçları farklıdır. REISSWOLF, işletmenize özel doküman yönetimi çözümleriyle ihtiyaçlarınıza uygun hizmet sunar.
Güvenli Veri Silme ve BT Yenileme
GDPR uyumlu Güvenli Veri Silme ve BT Yenileme hizmetimizle cihazlarınızı güvenle temizleyin. Aynı zamanda sürdürülebilir şekilde yeniden kullanın
Dijital İnsan Kaynakları Yönetimi
Dijital İnsan Kaynakları Yönetimi ile özlük dosyalarını, onboarding süreçlerini aynı zamanda performans takibini modernize edin
Evrak İmha
Evrak imha hizmetleri, gizliliğinizi korumak aynı zamanda gereksiz belgelerden kurtulmak için güvenilir çözümler sunar.