Evrak saklama rehberi
Evrak Saklama Süreleri Nedir?
Evrak saklama süreleri; faturalar, ticari defterler, sözleşmeler, personel kayıtları ve kişisel veri içeren belgelerin hangi süre boyunca güvenli şekilde muhafaza edilmesi gerektiğini gösteren planlama çerçevesidir.
Evrak saklama süresi nasıl belirlenir?
Her belge için tek bir süre yoktur. Saklama süresi; vergi mevzuatı, ticaret hukuku, sosyal güvenlik yükümlülükleri, kişisel veri mevzuatı, sözleşmesel sorumluluklar ve kurumun denetim ihtiyaçları birlikte değerlendirilerek belirlenir.
Bu nedenle arşiv planı hazırlanırken yalnızca “kaç yıl saklanacak?” sorusu değil, belgenin nerede tutulacağı, kimlerin erişeceği, süre sonunda nasıl imha edileceği ve imha kaydının nasıl saklanacağı da tanımlanmalıdır.
Belge türüne göre saklama süreleri
Aşağıdaki tablo, kurumların en sık karşılaştığı belge grupları için genel bir kontrol listesidir. Sektörel mevzuat veya özel sözleşme hükümleri daha uzun süre gerektirebilir.
| Belge türü | Genel saklama süresi | Mevzuat kaynağı | Operasyon notu |
|---|---|---|---|
| Fatura, gider pusulası, vergi belgeleri ve VUK kapsamındaki defter/vesikalar | İlgili yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl | Vergi Usul Kanunu m.253 | Vergi incelemesi ve ibraz yükümlülüğü için düzenli arşivlenmelidir. |
| Ticari defterler, envanter, finansal tablolar, ticari yazışmalar ve muhasebe belgeleri | 10 yıl | Türk Ticaret Kanunu m.82 | Tacirler için ticari kayıtların sınıflandırılmış ve erişilebilir tutulması gerekir. |
| Personel özlük dosyası ve iş ilişkisine bağlı kayıtlar | Belge türüne göre değişir; SGK kapsamındaki işyeri kayıtları için genel süre 10 yıldır | İş Kanunu m.75 ve SGK işveren yükümlülükleri | İşçilik alacakları, SGK denetimleri ve KVKK gereklilikleri birlikte değerlendirilmelidir. |
| Sözleşmeler, protokoller ve ticari yazışmalar | Sözleşmenin türüne ve doğurduğu yükümlülüklere göre değişir; ticari yazışmalarda TTK kapsamında 10 yıl dikkate alınır | Türk Ticaret Kanunu m.82 | Aktif sözleşmeler yürürlük süresi boyunca, sona eren sözleşmeler ise risk ve zamanaşımı planına göre saklanmalıdır. |
| Kişisel veri içeren belgeler | İşleme amacı ve hukuki yükümlülük devam ettiği sürece; amaç ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme planlanır | KVKK silme, yok etme veya anonimleştirme yönetmeliği | Saklama-imha politikası, erişim yetkileri ve imha kayıtları birlikte yönetilmelidir. |
Sık sorulan saklama süresi soruları
Faturalar kaç yıl saklanır?
Vergi Usul Kanunu kapsamında faturalar ve ilgili vergi belgeleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle muhafaza edilmelidir. İşletmeler, bu belgeleri denetim ve ibraz taleplerine hazır olacak şekilde sınıflandırmalıdır.
Ticari defter saklama süresi nedir?
Türk Ticaret Kanunu kapsamında ticari defterler ve madde 82’de sayılan ticari belgeler için genel saklama süresi 10 yıldır. Bu süre, kayıt veya belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle birlikte değerlendirilir.
Personel dosyası kaç yıl saklanır?
İş Kanunu m.75 işverenin her işçi için özlük dosyası düzenlemesini ve gerekli kayıtları saklamasını öngörür. Personel dosyasında yer alan belgeler farklı mevzuatlara bağlı olabilir; SGK kapsamındaki işyeri kayıtları için 10 yıllık saklama yükümlülüğü dikkate alınmalıdır.
Saklama süresi dolduğunda süreç nasıl ilerlemeli?
Resmi mevzuat kaynakları
- Gelir İdaresi Başkanlığı - Vergi Usul Kanunu
- Adalet Bakanlığı Mevzuat Genel Müdürlüğü - 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
- Mevzuat Bilgi Sistemi - 4857 sayılı İş Kanunu
- Sosyal Güvenlik Kurumu - İşverenin yükümlülükleri
- KVKK - Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yönetmeliği
Evrak saklama planınızı güvenli arşiv sürecine bağlayın
Belgelerinizi mevzuata uygun sürelerle saklamak, erişilebilir tutmak ve süre sonunda güvenli şekilde imha etmek için REISSWOLF uzmanlarıyla arşiv sürecinizi planlayın.
İlginizi çekebilecek diğer yazılar
Evrak Depolama Sistemleri
25 Aralık 2024
Evrak Depolama Sistemleri: Çözümler ve Avantajları Evraklarınızın değeri bilincinde misiniz? Evraklar, işletmelerin kalbidir, hafızasıdır. İş süreçlerinizin düzgün ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesi, belgelerinizin doğru ve güvenli bir şekilde depolanmasına bağlıdır....
İncele
Arşiv İmha Firması İle Finansal Belgelerin Kaderi
22 Ekim 2024
Arşiv İmha Firması ile Finansal Belgelerin Yönetimi Günümüzün hızlı tempolu finans dünyasında, büyük miktarda veriyi yönetmek aynı zamanda düzenlemek hayati önem taşır. Bankalar veya muhasebe firmaları gibi finansal hizmetler için,...
İncele