Fiziksel Arşiv Yönetimi

REISSWOLF Tarama Hizmetleri Tanıtım Videosu

Fiziksel arşiv yönetimi, işletmelerin fiziksel belgelerini düzenlemesi, saklaması ve gerektiğinde erişilebilir kılması sürecidir. Bu süreç, belgelerin düzenli ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

Fiziksel Arşivlemenin Önemi

Belgelerin fiziksel kopyalarının korunması, işletmeler için hala büyük bir gerekliliktir. Yasal düzenlemeler, gizlilik gereksinimleri ve belgelerin uzun vadeli korunması, fiziksel arşivlemenin önemini vurgular.

Ticari, yönetsel ve hukuki açıdan önem taşıyan dokümanlarınızı , bu amaç için özel tasarlanmış arşivlerde 7/24 güvenlik altında saklıyor ve kullanımınıza sunuyoruz. Yasal olarak zorunlu olan ticari faaliyetere ilişkin dokuman envanterinin oluşturulması, güncel tutulması ve saklanması konusunda çözüm sağlıyoruz.  

Fiziksel Arşivlemenin Adımları

Fiziksel arşivleme, birkaç önemli adımdan oluşur:

• Belgeler, türlerine ve önem derecelerine göre sınıflandırılmalı ve düzenlenmelidir. Bu, belgelerin daha sonra kolayca bulunabilmesini sağlar.
• Belgeler, iklim kontrollü ve güvenli depolama alanlarında saklanmalıdır. Ayrıca, her belgeye uygun etiketleme yapılmalıdır.
• Belgelerin erişimi ve hareketleri izlenmelidir. Bu sayede hangi belgenin nerede olduğu ve kimin erişebileceği takip edilebilir.
• Fiziksel arşivleme, dijital dönüşümle birlikte varlığını sürdürmektedir. Dijital veri yönetimi ile entegre edilerek hem fiziksel hem de dijital belgelerin kolay yönetimi sağlanabilir.

Arşivininiz REISSWOLF Türkiye Tesislerinde Güvenli Ellerde ve 7/24 Kontrolünüz Altında…

Fiziksel Arşivlemenin Avantajları

Fiziksel arşivlemenin bazı avantajları şunlardır:

Güvenilirlik ve Dayanıklılık

Fiziksel belgeler, elektronik verilere göre daha az hassas arıza riskine sahiptir. Depolama ortamının koşullarına dikkat edildiğinde uzun ömürlü olabilirler.

Hızlı Erişim

Belgeler fiziksel olarak düzenlendiğinde, gerektiğinde hızla bulunabilir. Uzun arama süreleriyle uğraşmak zorunda kalmadan belgelere erişmek mümkündür.

Hukuki Uyumluluk

Bazı sektörlerde belgelerin fiziksel kopyalarının saklanması yasal bir gerekliliktir. Fiziksel arşiv yönetimi, bu uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olur.

Fiziksel ve Dijital Arşivlemenin Entegrasyonu

Fiziksel ve dijital arşivleme yöntemleri birlikte kullanıldığında en etkili sonuçlar elde edilir. Dijital kopyaların yanı sıra fiziksel belgelerin de yönetilmesi iş süreçlerini kolaylaştırır.

Veri Güvenliği ve Gizliliği

Fiziksel arşiv yönetimi, verilerin güvenliği ve gizliliği için önemli bir rol oynar. Özellikle hassas veya kişisel bilgilerin bulunduğu belgelerin güvenli bir şekilde saklanması gerekmektedir.

Fiziksel Arşiv Yönetiminde REISSWOLF Türkiye

REISSWOLF Türkiye, fiziksel arşiv yönetimi konusunda güvenilir bir çözüm sağlayıcıdır. Değerli belgelerinizi düzenli bir şekilde saklar, güvenli bir şekilde depolar ve gerektiğinde hızlı bir şekilde erişimini sağlar.

Arşiviniz bizim yüksek güvenlikli tesislerimizde güven altındayken siz sunduğumuz orijinal RWAM arşiv yönetim ve DOXAGON doküman yönetim sistemi yazılım alt yapısı sayesinde arşivinizi anlık olarak yönetebilirsiniz.

Bina ve Arşiv Standartlarımız

• Depreme dayanıklı ve iş güvenliğine uygun sağlam çelik galvaniz Mezzanine Raf Sistemi (Arşiv) (EN15512)
• NFPA standartlarına ve yerel yönetmeliklere uygun yangın sistemleri (Algılama-İhbar-Söndürme)
• 7/24 Tesis güvenliği ve kapalı devre kamera sistemi (CCTV)
• TS EN15004 standartlarına uygun Otomatik FM200 Gazlı Yangın Söndürme Sistemi (Sistem Odası)
• NFPA13’e uygun Çatı ve Raf Arası Sprinkler Sistemleri (Arşiv)
• Kartlı Geçiş Sistemi (Access Control System)
• Arşiv içerisinde düzenli nem ve sıcaklık takibi
• Düzenli pest kontrol

REISSWOLF Türkiye ile Fiziksel Arşiv Yönetiminin Avantajları

• Yerden Kazanırsınız: REISSWOLF Türkiye ile çalışarak ofis alanlarından yer ve maliyet tasarrufu sağlayabilirsiniz. Genel bir alan kirası yerine sadece kullanılan hacim kadar saklama maliyeti oluşması, başka bir deyişle boş alanlar maliyet unsuru olmaktan çıkar.
• Zaman ve kaynak tasarrufu sağlar! İş yükünün hafiflemesiyle şirketlerin temel işlerine odaklanması sayesinde kaynak ve zaman tasarrufu sağlar.
• Yüksek güvenlikli koşullarda, etkin arşiv takibi!  Arşivinizi kimin, hangi saatte, ne amaçla kullandığını anlık olarak izleyebilir, yetkisiz kişilerin ulaşımını engelleyebilirsiniz. Dilediğinizde evraklarınız özel saklama çantalarında size güvenle ulaştırılır. Ayrıca yasal mavzuatın gerektirdiği  gizlilik gereklilikleri maksimum düzeyde karşılanır.
• Güvenli imha ile gereksiz saklamayı önler! Süresi dolmuş arşivlerin imha takibini RVAM sistemi üzerinden kolayca  yapılır.
• Kurumsal bir arşiv yönetim sistemi disiplinine sahip olursunuz. Arşiv güvenliğiniz çalışan personelin insiyatifine değil, kurumsal standartlarınıza bağlı olarak yönetilir.
• Yüksek güvenlikli ve verimli fiziksel koruma! Arşive kaldırılmış olan evrakların; ısı, ışık, nem, haşere, yangın risklerine karşı, EN 15512 Yönetmeliği ile uyumlu olan özel raflarda saklanır.
• REISSWOLF Türkiye, müşterilerine ait medyaları;
  • Düzenli olarak ısı ve nem kontrolünün yapıldığı,
  • Fm200 gazlı söndürme sistemi ile korunan,
  • Yangın İhbar Sisteminin olduğu,
  • Özel güvenlik sistemi ile korunan, kamera ve erişim kontrolünün sağlandığı ideal saklama koşullarına uygun olarak tasarlanmış, size özel bölümlerde muhafaza etmektedir.
  • Tüm arşivler barkod ile kayıt altına alınır ve bulut arşivlerde yetki bazlı olarak ulaşıma açık hale getirilir.
• Güçlü Dijital Altyapı  ve ERP entegrasyonu Geri alım, iade, raporlama vb. işlemleri için REISSWOLF Türkiye sistemi (RWAM) ile arşiv envanterine hızlı erişim ve pratik yönetim olanağı sunar.
• Fiziksel arşiv yönetimi ile; raf adresleme işlemleri, birimlerden arşive doküman gönderimi, ödünç alma ve iade işlemleri ile bunların detaylı kayıtları, tasfiyeler, saklanması zorunlu olan belgelerin saklanma sürelerinin belirlenmesi ve takip edilebilmesi, çoklu arşiv tanımları ve ERP entegrasyonu sağlanır.
• 3. Şahıs ve Mali Mesuliyet Sigortası, Mesleki Sorumluluk Sigortası ve Ticari Paket Sigortaları ile ekstra güvenceye sahip olursunuz.

Verilerin güvenliği ve yönetimi, işletmelerin başarısı için kritik öneme sahiptir. REISSWOLF Türkiye, fiziksel arşiv yönetimi konusundaki güvenilir ve uzman çözümleriyle işletmelerin yanındadır. Değerli belgelerinizi en iyi şekilde korumak ve yönetmek için REISSWOLF'un deneyiminden ve uzmanlığından yararlanabilirsiniz.

Verilerin hem fiziksel hem de dijital dünyada güvende olması, rekabetçi iş dünyasında avantaj sağlar. REISSWOLF'un özelleştirilmiş çözümleri ve çevre dostu yaklaşımı, işletmenizin veri yönetimi ihtiyaçlarına tam olarak uyum sağlar.

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu

Online Sipariş

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu ( 34 cm x 43 cm x 30 cm )

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu, yer tasarrufu sağlamanın yanı sıra fiziksel arşiv depolama işlevi için ideal çözümdür.

• 5 Kalın Klasör
• 7 İnce Klasör

hacmindeki Standart Kutular, 13 kg taşıyabilme kapasitesine sahiptir.