Belge İmha Süreleri

Belge imhası, arşiv materyali ve arşiv materyali dışında, ileride kullanılması ve saklanması gerekmeyen, yasal değerini ve test niteliğini kaybetmiş materyallerin usul ve esaslara uygun olarak ayrıştırılması ve imha edilmesi işlemidir. Belge imha süreleri konusunda yönetmelikte belirtilen esaslar, arşivlerde gereksiz malzeme depolanmasını önlemek, karışıklık ve karışıklığı ortadan kaldırmak, arşivi gereksiz belgelerle doldurmamak, yer ve iş kaybını önlemek için tasarlanmıştır.

İmha belgelerin içeriği şekli ne olursa olsun her türlü metin, el, daktilo veya diğer tekniklerle yazılan her türlü yazma, her türlü resmi veya özel kapaklar (tarihi değeri olanlar hariç), adli ve idari kurumlar, PTT ve diğer resmi kurumlar ve genel olarak zimmete para geçirme karşılığında PTT'ye teslim edilen belgeleri (koli, havale, adi zarf ve sertifika vb.), makbuz, tebligat ve her türlü analog kağıtlar, zimmete para geçirme kütükleri ve havale makbuzları, formlar, istatistik formları, çeşitli tablo ve listeler, bunların yazışmaları ve benzeri hazırlayıcı belgeler), aynı konuda sadece bir defa yazılmış her türlü yazı ve mükerrer nüshalar, esasa ilişkin olmayan, ancak önceden belirlenmiş bir sonuca hizmet eden her türlü yazışmalar, bir nüshasının bulunduğu her türlü rapor ve benzerleri.

Birim, departman, kurum ve kuruluşlar arasındaki yazışmaların ilgili birim, departman, kurum ve kuruluştaki orijinalleri hariç, bir birim, departman, kurum tarafından yazılmış kopyaları ve organizasyon ve diğer düz varlıklar gibi pek çok belgeyi içermektedir.

Belge Nasıl İmha Edilir
Belge imha süreleri konusuna gelmeden önce belge imha etme yöntemlerinden bahsetmek önemlidir. Arşivlerin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemekten ve yürütmekten sorumlu birim başkanı veya kurum arşivlerinden sorumlu kişi başkanlığında, kurum arşivlerinden görevlendirilecek iki görevli ve başkan tarafından malzemelerinin bulunduğu daire ve birim başkanı tarafından belirlenir. Bu belgeler sınıflandırılır ve imha edilir. Kurum Arşivlerinin Tasnif ve İmhası için iki bilgili temsilciden oluşan bir komite oluşturulur.

İmha edilecek malzemenin cinsi, birimi, yılı, türü, bağlılığı, kuruluş ve dosyalamadaki tarih ve seri numarasına göre imha edilecek malzeme için iki nüsha imha listesi oluşturulur. İmha listeleri büro personeli tarafından imzalanır ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün onayı ve ilgili kurum ve kuruluşun üst yöneticisinin onayı ile kesinleşir.

Belge İmha Süresi
İki nüsha olarak düzenlenen listeler ve imha dosyaları, yazışma ve yetkilerine göre gruplandırılır ve bu nüshalardan ilki birim dosyasında, ikincisi ise kurum dosyasında tutulur. Bu süre 10 yıl olduğundan belge imha süreleri de bu şekilde belirlenir.